Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:
- · dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
- · dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
- · dengan sms
- · dengan menginputkan data di internet
- · dengan barcode scanner
- · scanner yang lain
Dokumen Input
Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.
Fungsi dokumen input:
· sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
· sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
· refleksi akuntabilitas
· menyediakan data untuk membuat laporan
Desain dokumen input yang baik:
· judul yang bermakna
· marjin
· ukuran font
· warna
· berat kertas
· nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif
Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:
· warna yang nyaman di mata user
· memudahkan user dalam menginput data
· perhitungan otomatis
· kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
· pesan kesalahan yang mudah dipahami
· menu help yang tersedia untuk membantu user
Proses
Pemrosesan Input:
· off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
· on line
Dokumentasi Proses
· System flowcharts
· Computer system flowcharts
· (lihat yang sistem object)
Alternatif pendekatan pemrosesan data:
· Periodic processing approach (sistem batch)
· Sequential updating from batched input
· Sequential updating after online data entry
· Direct updating
· Immediate processing approach (real time processing)
Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.
Periodic processing approach
Keuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis
Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba
Immediate processing approach
Keuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay
Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit
Manajemen Data
Aktivitas utama sebuah sistem informasi adalah transformasi data. Untuk mencapai tujuan tersebut, data mesti direkam, disimpan, diupdate, dimodifikasi, dipanggil ulang –
atau dengan kata lain, dikelola. Data, tidak memiliki nilai (tidak bermanfaat) jika data tersebut tidak terorganisir dengan baik.
Model Data
· Orientasi File
· Orientasi Database (yang saat ini banyak diterapkan)
ORIENTASI FILE
Hirarki data dalam Model Data orientasi File: Elemen data – Record – File
Tipe file:
· Master file (berisi record mengenai suatu entitas, misal: produk, konsumen)
· Transaction File (memuat record mengenai suatu kejadian, seperti penjualan)
· History File (memuat record mengenai transaksi masa lalu, archive file)
· Reference File (table yang berisi data yang diperlukan dalam kalkulasi, seperti table harga produk).
ORIENTASI DATABASE
Hirarki data dalam Database: Elemen Data – records – Tabel – Database
Dokumentasi data dalam sistem database:
· Kamus data (data dictionary). Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam database. Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
· Diagram Entity – Relationship. Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis.
Perbandingan Pendekatan Orientasi File dan Orientasi Database
DATA REDUNDANCY
Data yang redundan dapat menyebabkan informasi yang tidak reliable dan mengurangi efisiensi. Peluang terjadinya redundansi data lebih tinggi dalam sistem File.
DATA CONSISTENCY AND STANDARDIZATION
Data yang konsisten akan menghasilkan informasi yang reliable dan meningkatkan efisiensi. Dalam Sistem File, setiap aplikasi memiliki file sendiri-sendiri. Oleh karena itu butuh usaha lebih untuk standardisasi data dan koordinasi data. Data dalam sistem database lebih konsisten dan lebih terstandardisasi.
DATA SHARING DAN INTEGRASI
Data sharing akan mengurangi kebutuhan media penyimpanan. Selain itu, data sharing akan memperkaya informasi yang dihasilkan. Dalam Sistem File, integrasi informasi dari beberapa file membutuhkan pemrosesan lebih lanjut. Derajat sharing lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File.
DATA ACCESSIBILITY
Semakin mudah akses terhadap data, semakin beragam pengguna yang dapat memanfaatkan informasi dari data tersebut. Dalam sistem Database, data yang tersentral memudahkan akses terhadap data. Derajat askesibilitas dalam sistem File lebih rendah.
DATA FLEXIBILITY
Fleksibilitas memudahkan modifikasi terhadap aplikasi. Fleksibilitas dalam sistem Database lebih tinggi, karena organisasi dan manajemen data independent dari aplikasi.
DATA SECURITY
Data sebagai sumber daya perlu diproteksi, untuk menjamin keamanan dan integritas data. Data dalam database relatif lebih rentan dibandingkan dalam sistem File. Peluang untuk kehilangan seluruh data lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File. Namun, sistem pengamanan dalam DBMS dan sistem backup cukup andal untuk membantu menjaga integritas database.
DATA CAPTURE DAN ENTRY
Sarana perekaman data yang efisien akan meningkatkan keakuratan data dan pengurangan biaya. Dalam sistem File, karena setiap aplikasi mengakses file mereka sendiri-sendiri, ada kalanya satu data yang sama perlu direkam lebih dari satu kali.
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram ~ Sarana Dokumentasi Data dan Pemrosesan Data
Logical DFD (Data Flow Diagram Logika)
Logical DFD menekankan pada data tertentu dan apa yang dilakukan terhadap data tersebut
Simbol dalam DFD:
· Simbol Entitas (segiempat)
· Simbol Proses (lingkaran)
· Simbol simpanan data (dua garis sejajar)
· Simbol aliran data (anak panah)
Konteks Diagram adalah level logical DFD yang paling puncak.
Diagram level zero adalah pecahan dari konteks diagram). Setiap proses dalam diagram level zero ini, akan diberi nomor 1, 2 dan seterusnya.
Level one diagram adalah pecahan dari proses 1, 2 (dst) yang tergambar dalam diagram level zero. Setiap subproses ini akan diberi nomor, 1.1 atau 1.2 dan seterusnya.
Untuk lebih jelas tentang DFD, silahkan baca buku yang mengulas tentang DFD ….. buku apapun, silahkan dibawa untuk diskusi besok Selasa.
SOAL SATU
Rancanglah layout record Master File Mahasiswa (cukup sebutkan nama field, ukuran field dan tipe data). Minimal 10 elemen data (atau field).
SOAL DUA
Tentukan, apakah elemen data (field) berikut ini, akan muncul dalam Master File atau Transaction File, ataukah kedua nya. Jangan lupa, sebutkan, nama File (nama Tabel) nya, di sebelah kanan elemen data tersebut. Lihat contoh, untuk soal 1 (field tanggal ada dalam file transaksi, nama filenya Tabel Penjualan).
- Tanggal ~ Transaction File ~ Tabel Penjualan
- Saldo rekening
- Nomor rekening
- Jumlah pembayaran
- Nama konsumen
- Lokasi penjualan
- Nomor telepon
- Deskripsi produk
- Kode produk
- Alamat konsumen
- Nomor faktur penjualan
- Limit kredit
- Nama pemasok
- Kuantitas di tangan
- Jumlah penjualan per faktur
- Kode pemasok
- Kuantitas diterima
