OpenOffice 2.0

OpenOffice adalah program aplikasi perkantoran yang sangat di kenal oleh para pengguna Linux. Program in merupakan pilihan yang tepat untuk migrasi karena Open Ofiice begitu mirip dengan Microsoft Office yang sering digunakan oleh para pengguna Windows. Aplikasi ini dapat membuka file-file dokumen yang ditulis dengan Ms Word, Ms Excel dan Ms Power Point 2003 dan versi-versi sebelumnya. File-file yang ditulis dengan OpenOffice juga dapat dibuka dengan Ms Office. Jadi, kita tak perlu takut bahwa dokumen-dokumen yang pernah ditulis dengan Ms Office akan terbuang percuma. Ms Windows dan pengguna Linux tetap dapat bekerja sama mengingat dokumen OpenOffice dapat dibaca persis dengan Ms Office, begitu juga sebaliknya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan 

- Jika Anda menggunakan Ms Office 2007, pastikan bahwa Anda menyimpan file-file yang Anda edit menggunakan ekstensi .doc, .xls dan .ppt agar dokumen tersebut dibaca kembali dengan versi Ms Office 2003 ke bawah dan OpenOffice 2.0. Begitu juga ketika menggunakan OpenOffice, simpanlah dokumen Anda dengan ekstensi .doc, .xls, dan .ppt agar dapat digunakan kembali dengan Ms Office.

- Fasilitas rotasi gambar yang ditemui pada Ms Office belum dapat ditemukan padanannya pada OpenOffice. Solusinya, jika Anda menginginkan gambar dirotasi sekian derajat maka Anda dapat merotasi gambar tersebut terlebih dahulu menggunakan aplikasi pengolah grafis baru kemudian di-insert ke dalam dokumen.

- Pada OpenOffice Writer hanya terdapat satu macam tabel, yaitu tabel yang diedit langsung pada halaman yang sama. Pada Ms Word terdapat dua pilihan tabel, yaitu tabel yang langsung diedit dengan Ms Word dan tabel yang dapat diambil dari Ms Excel. Namun tidak masalah karena fasilitas tabel pada OpenOffice Writer cukup mudah digunakan.

- Aplikasi Ms Word, Ms Excel dan Ms Power Point adalah tiga aplikasi yang terpisah, sedangkan pada OpenOffice aplikasi Writer, Calc dan Impress adalah satu program saja yaitu OpenOffice, dengan demikian Anda tidak perlu membuka aplikasi Calc ketika Anda sedang mengedit suatu file dengan Writer. Yang Anda lakukan cukup memilih menu File | New | Spreadsheet.

- Jika Anda ingin mengekspor dokumen yang Anda edit dengan format PDF, Anda cukup menekan tombol ... atau menu File | Export as PDF.

- Anda dapat menggunakan fasilitasi Mail Merge dengan memilih menu Tools | Mail Merge Wizard kemudian mengikuti prosedur dengan mudah.

Secara umum, operasional aplikasi OpenOffice relatif sama dengan aplikasi Ms Office. Hanya untuk mengoperasikannya Anda perlu waktu untuk mempelajarinya, sama halnya ketika Anda belajar menggunakan Ms Office atau mengupgrade Ms Office Anda ke versi yang lebih baru.

Ms Word dan OpenOffice Writer

Inilah tampilan window OpenOffice Writer

Gambar tersebut menampilkan proses peng-edit-an dokumen yang sedang Anda baca ini.

Berikut ini daftar tombol-tombol dan menu pada OpenOffice yang sering digunakan:

No	Fungsi	Menu	Writer
1	Dokumen baru	File | New | Text Document
2	Buka dokumen	File | Open
3	Simpan dokumen	File | Save
4	Print langsung	File | Print
5	Tampilan gambaran dokumen ketika di-print	File | Page Preview
6	Potong	Edit | Cut
7	Salin	Edit | Copy
8	Timpa	Edit | Paste
9	Batalkan operasi sebelumnya	Edit | Undo
10	Tambahkan tabel	Insert | Table
11	Cari adan/atau ganti kata/kalimat tertentu	Edit | Find & Replace
12	Menebalkan huruf
13	Memiringkan huruf
14	Rata kiri	Format | Alignment | Left
15	Rata tengah	Format | Alignment | Center
16	Rata kanan dan kiri	Format | Alignement | Justified
17	Memberikan penomoran	Format | Bullets and Numbering
18	Memberikan pointer	Format | Bullets and Numbering
19	Menjorok ke kanan
20	Menjorok ke kiri

Membuat Mail Merge

Mail Merge adalah tools untuk memudahkan pengguna untuk membuat dokumen yang secara garis besar sama namun berbeda pada bagian-bagian tertentu. Misalnya jika pengguna berniat mengirimkan surat ke banyak orang agar tidak usah mengetik file berkali-kali.

Caranya sebagai berikut:

1. Diasumsikan pengguna telah mengetikkan konsep surat tersebut dengan mengosongkan bagian nama dan alamat,

2. Pilih menu Tools | Mail Merge Wizard,

3. Pilih Use the current document, kemudian klik Next,

4. Pilih Letter,

5. Klik Select Address List, kemudian pada window yang muncul pilih Create sehingga muncul window New Address List,

6. Masukkanlah data-data yang diperlukan. Pilih New untuk menambahkan alamat orang berikutnya atau Delete jika suatu alamat tidak diperlukan. Setelah selesai, pilih OK,

7. Anda akan diminta untuk menyimpan database yang telah Anda buat. Berilah nama yang mengingatkan Anda akan isi data-data yang baru Anda masukkan,

8. Ketika kembali ke window Select Address List, pilih database yang baru Anda input,

9. Pada Mail Merge Wizard klik tombol Next,

10. Batalkan piliha pada Create a salutation,

11. Klik Next hingga langkah ke 8, kemudian pilih Save starting document 

12. Sampai di sini Anda mungkin tidak puas dengan penulisan alamat yang diberikan OpenOffice, Anda dapat mengeditnya dengan langkah berikut ini

13. Pilih menu Insert | Field | Other, kemudian pada window yang muncul, pilih tab Database, 

14. Pilihlah database yang telah Anda simpan sebelumnya, dan pada Type pilih Mail merge fields,

15. Klik tanda + pada database kemudian pilih field yang sesuai dengan surat Anda.

Menambahkan Gambar

Anda dapat menambahkan gambar pada dokumen seperti halnya pada fasilitas Autoshape pada Ms Word. Untuk melakukannya lakukan sebagai berikut: 

1. Pilihlah menu View | Toolbars | Drawing,

2. Pada bagian bawah window Anda akan muncul toolbar mirip dengan yang biasa Anda gunakan pada Ms Word,

3. Pilihlah gambar sesuai kebutuhan Anda.

Ms Excel dan OpenOffice Calc 

OpenOffice Calc adalah aplikasi yang sangat mirip dengan Ms Excel. Anda dapat membuka file .xls dengan Calc. Begitu pula Anda dapat menyimpan dokumen spreadsheet Anda dalam format .xls yang sama dengan Ms Excel. Tombol-tombol utama pada Calc kurang lebih sama dengan tombol-tombol pada Writer. 

Perhatikan screenshot aplikasi Calc berikut ini

Screenshot tersebut menampilkan fasilitas pemformatan cell pada worksheet. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana memformat cell berisi angka agar ditampilkan dengan Rp. dan diakhiri dengan dua angka desimal di belakang koma.

Formula atau Function

Jika Anda terbiasa menggunakan formula dengan Ms Excel, maka Anda dapat melakukan hal yang sama dengan Calc. Anda cukup menekan tombol sama dengan (“=”) pada keyboard kemudian disusul dengan formula yang Anda harapkan.

Anda dapat pula menggunakan menu Insert | Function atau sekedar menekan tombol Ctrl + F2. Dari window yang muncul, Anda dapat memilih fungsi tertentu misalnya HLOOKUP dan sebagainya. Persis dengan yang biasa Anda gunakan dengan Ms Excel.

Membuat Grafik

Anda dapat membuat grafik dari data Anda dengan mengklik tombol ... Tentukan letak grafik tersebut pada spreadsheet Anda. Atur parameter sesuai yang dibutuhkan seperti gambar berikut, dan terakhir klik Create.

Ms Power Point dan OpenOffice Impress

Secara umum Impress bisa dikatakan mirip dengan Power Point. Namun tentu saja ada bedanya. Animasi dan desain pada kedua aplikasi tersebut berbeda. Namun perbedaan ini tidak menyebabkan interkolaborasi menjadi terhambat. Kita tetap dapat menyimpan presentasi dari aplikasi Impress ke dalam format .ppt (yaitu format yang digunakan Power Point) begitu juga kita dapat membuka file presentasi yang dibuat menggunakan Power Point. 

Perhatikan gambar berikut ini

Ini adalah tampilan OpenOffice Impress, bukan Ms Power Point.

Ms Access dan OpenOffice Base

OpenOffice, seperti halnya Ms Office juga dilengkapi dengan aplikasi database yang disebut Base. Aplikai ini menggunakan database engine yang berbeda. Kita dapat menggunakan bermacam-macam database dengan Base termasuk MySQL, JDBC, Oracle JDBC bahkan file database Ms Access (.mdb) dan file spreadsheet (.xls). 

Membuat database baru

Membuat database baru dengan Base cukup mudah. 

1. Pilih menu File | New | Database,

2. Pilih Create nee database, kemudian klik Finish,

3. Pilih ikon Table, kemudian pilih Create Table in Design View atau Use Wizard to Create Table,

4. Selesaikan sesuai dengan desain database Anda.

Gambar berikut adalah tampilan form untuk mendesain tabel pada database Anda. Perhatikan bahwa sebagian besar tampian tersebut amat mirip dengan aplikasi Ms Access.

Mengedit database Ms Access

Untuk mengedit database Ms Access, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Klik menu File | New | Database,

2. Pilih Connect to an existing database, kemudian pilih Microsoft Access, kemudian klik Next,

3. Pilih file database Microsoft Access,

4. Lanjutkan sesuai wizard.