SISTEM KOMPUTARISASI

Dari selama ini kita baca di literatur, maka yang namanya komputerisasi itu bermakna sebagai penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam kegiatan pengolahan data, untuk menggantikan prosedur pengolahan data yang selama itu dilakukan secara manual.
Prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan pengumpulan data, melakukan pengelompokan, pengurutan, penghitungan, yang pada akhirnya menyusunnya dalam sejumlah bentuk laporan, untuk berbagai keperluan yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Prosedur pengolahan data akan berlangsung secara konsisten, dari waktu ke waktu, sampai dirasakan perlu untuk melakukan perbaikan, baik karena perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada, atau karena ada peraturan-peraturan yang harus dipatuhi.
Prosedur pengolahan data secara manual tersebut bahkan sudah pula disusun dalam sebuah buku panduan pengolahan data, yang menjadi acuan baku yang akan dipakai sebagai pedoman oleh para staf perusahaan yang bersangkutan dalam melakukan kegiatan pengolahan data.
Kegiatan pengolahan data secara manual tersebut akan berlangsung secara konsisten, secara terus-menerus, sepanjang waktu. Dengan adanya unsur serta karakteristik seperti itu, maka timbul pemikiran manajemen untuk mengerjakannya dengan bantuan komputer, yang diatur melalui terapan program-program komputer (disebut aplikasi komputer).
Komputer memberikan peningkatan kualitas atas beberapa langkah yang ada dalam prosedur pengolahan data. Antara lain adalah dalam hal penghimpunan data dalam suatu sistematika tertentu, yang menjamin kemudahan akses data serta penggunaannya dalam berbagai bentuk laporan yang akan dibuat.Data bisa disusun dalam suatu urutan (disebut sort), dalam berbagai model kriteria urutannya, meski hanya menggunakan tumpukan data yang sama (disebut file). Sehingga, untuk keperluan pembuatan laporan yang memerlukan suatu susunan urutan data tertentu, dengan mudah, dan tanpa repot serta perlu waktu lama, bisa segera dihasilkan. Misalnya, untuk sebuah pengolahan data kendaraan, kita bisa menyusunnya berdasarkan nomor-polisi, untuk mengetahui nomor-nomor polisi mana yang sudah dikeluarkan, dan tampil secara urut (juga membantu pencarian identitas kendaraan yang melakukan pelanggaran tabrak-lari, dengan berbekal nomor-polisi). Namun kita memerlukan susunan berkas data yang berbeda, misalnya, berdasarkan merek, type, tahun pembuatan, nomor rangka, nomor mesin, bahkan kalau perlu, nama dan alamat pemilik (di DKI Jakarta akan diterapkan penarikan pajak kendaraan bermotor secara progresif, untuk kepemilikan kendaraan yang kedua, ketiga dan seterusnya, untuk menghambat makin bertambahnya jumlah kendaraan yang sangat membebani kondisi jalan raya).
Untuk sepuluh sampai seratus berkas data, untuk membolak-balik data tersebut untuk berbagai keperluan, mungkin tak jadi soal. Bagaimana untuk berkas data kendaraan yang sampai dalam jumlah jutaan ?Selain itu, komputer juga mampu melakukan pengelompokan data dengan mudah (dan cepat), serta melakukan perhitungan dengan kecepatan dan ketepatan yang sangat tinggi, sehingga hasil olahan perangkat tersebut menjadi lebih terjamin hasilnya (dengan demikian, juga lebih layak untuk dipercayai).
Komputer tidak mampu melakukan hal tersebut dengan sendirinya, artinya, komputer hanya menyediakan sarana, yaitu kemampuan perangkat kerasnya, untuk menerima berbagai penugasan berat tersebut. Yang membuat komputer tersebut bekerja sesuai dengan prosedur pengolahan data yang berlaku, adalah karena adanya instruksi yang diterimanya, sebagai pedoman bekerja komputer yang bersangkutan. Program itu dibuat, dengan menirukan langkah-langkah yang dikerjakan dalam prosedur manual.Mengingat bahwa cukup banyak perusahaan yang memiliki ragam tatacara pengolahan data dan kebutuhan sistem informasinya, maka tentu harus ada penelitian pendahuluan, sebelumnya, untuk mengetahui bentuk terapan pengolahan data komputerisasi yang bagaimana yang akan diterapkan di perusahaan tersebut. Untuk itu, maka seorang penganalisa sistem perlu dihadirkan, untuk mempelajari sistem komputer yang dikehendaki oleh pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan. Sekaligus, yang bersangkutan adalah juga perancang bentuk sistem komputerisasi, yang mampu membuat desain sistem yang tidak saja mampu memenuhi kebutuhan sistem informasi bagi perusahaan tersebut, namun juga mampu mendayagunakan semua kemampuan dan sifat-sifat yang ada di komputer, agar mampu mencapai hasil tadi dengan cara yang efektif dan efisien. Dengan demikian pula kiranya, maka investasi yang akan dilekukan dalam proyek komputerisasi ini bisa dipertanggungjawabkan rasio biaya-dibanding-manfaatnya secara optimal.Seorang pendesain sistem komputer, oleh karena itu, tak hanya dituntut memahami bagaimana sebuah sistem bekerja (dan dikerjakan, secara manual), tetapi juga memahami bagaimana komputer dan program komputer bekerja.
Sasaran Analisa SistemPengertian pengolahan data bisa disederhanakan sebagai sebuah mekanisme untuk menerima data, mengkomunikasikan ke berbagai pihak yang berkepentingan, menyimpan, memproses dan menyajikannya dalam berbagai bentuk laporan, untuk menunjang segenap fungsi dalam sebuah perusahaan. Lebih-lebih akan menjadi terasa, jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang menggunakan laba finansial sebagai orientasi keberhasilannya.
Sebuah kegiatan pengolahan data akan berlangsung dengan melibatkan sejumlah fungsi, yang terdiri dari staf dan karyawan yang terlibat secara langsung dan tidak, mulai dari penyediaan data, sampai ke penyajian laporan, hingga ke pemanfaatan laporan tersebut bagi keberhasilan pekerjaannya.Kegiatan pengolahan data juga akan melibatkan peralatan, yang akan membantu penyelenggaraan data secara berkualitas, baik dalam kecepatan olah, atau penampilan laporan tersebut sebagai sajian informasi.Selain itu, yang ikut menyukseskan sebuah kegiatan pengolahan data adalah ketersediaan akan sebuah sistem dan prosedur, yang akan dipakai sebagai pemandu bekerja dari petugas-petugas pengolah data tersebut.
Melakukan kajian, dan menemukan berbagai faktor dari prosedur penyelenggaraan pengolahan data yang berlangsung saat ini (present systems) untuk bisa memenuhi kebutuhan akan sistem informasi yang efektif, itulah yang menjadi titik berat dari sebuah proses penganalisaan akan sebuah sistem (yang akan dikomputerisasikan). Kendala-kendala umum yang sering ditemukan dalam ketidakberhasilan sebuah kegiatan pengolahan data, antara lain adalah sebagai berikut : Adanya kecenderungan jumlah data yang terus membesar, baik volume, atau jenisnya. Ini akan mempengaruhi penanganan yang akan dilakukan oleh para staf, yang harus menerima beban yang lebih besar dari masa-masa sebelumnya. Juga diperlukan pelatihan secara terus-menerus, khususnya pada staf yang baru, agar mampu menangani perkembangan data yang terjadi tersebut.
Adanya kebutuhan informasi yang terus bertambah, dengan berbagai titik berat informasi yang berbeda-beda. Tuntutan lain adalah soal kecepatan olah data, yang menghendaki tersajinya laporan-laporan tadi dalam waktu yang cepat, karena manajemen dihadapkan pada situasi yang sangat singakt dalam proses pengambilan keputusan.
Jumlah data yang semakin besar, tak hanya membebani proses pengolahan data yang terjadi saat ini, namun juga karena data-data tersebut akan dipakai sebagai referensi-referensi kunci, dalam penarikan kesimpulan di masa yang akan datang.Dengan melihat faktor-faktor di atas, maka wajar kiranya, jika pekerjaan pendahuluan sebuah komputerisasi ini harus ditangani oleh seorang analis dan pendisain sistem komputer yang benar-benar paham akan tugasnya.Apa yang perlu diketahui oleh para (calon) Sistem Analis.
Pekerjaan sebagai ahli di bidang komputer adalah sebuah pekerjaan bergengsi. Sistem Analis adalah salah satu profesi sebagai seorang profesional di bidang komputer tersebut. Bahkan seorang Sistem Analis bisa disejajarkan sebagai seorang sarjana di bidang terapan aplikasi komputer. Itulah sebabnya, mengapa ada kebanggaan tersendiri bagi mereka yang menyandang sebutan ini.Mulai dari bagian ini, akan saya sampaikan tentang apa saja yang harus diketahui oleh seorang Sistem Analis tersebut. Namun terlebih dahulu, pertama, dalah perlunya diketahui, apa sih System Analist (Analis Sistem) itu. Lalu kedua, apa pekerjaannya, atau peran apa yang diharapkan padanya. Baru ketiga, mestinya, hal-hal apa saja yang harus mereka kuasai untuk menyandang profesi tersebut.Rangkaian tulisan ini dimaksudkan untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam mempersiapkan dirinya menjadi praktisi di bidang komputer. Untuk memahami rangkaian tulisan ini, maka para pembaca diharapkan telah memiliki pengetahuan pemrograman.
Gambaran umum Kegiatan komputerisasi adalah sebuah kegiatan pengelolaan data dalam rangka menghasilkan informasi-informasi penting bagi manajemen, agar yang bersangkutan mampu mengendalikan perusahaan yang menjadi tanggungjawabnya dengan lebih baik.
Komputerisasi adalah kegiatan pengolahan data, yang sebagian besar prosesnya dilakukan menggunakan komputer, yang sudah terprogram dengan berbagai program yang akan menangani suatu aplikasi. Aplikasi sendiri adalah sebuah kegiatan pengolahan data suatu urusan tertentu dari sebuah perusahaan. Di bagian Akuntansi sebuah perusahaan, misalnya, akan melakukan kegiatan semua admistrasi pembukuan dan akuntansi. Semua pekerjaan yang berkait dengan akuntansi disebut sebagai Alikasi Akuntansi.Dengan mengacu hal tersebut, maka di sebuah perusahaan bisa beberapa aplikasi sekaligus. Misalnya, mereka yang menangani masalah persediaan, mulai dari pengadaan, pembelian, penjualan, penyimpanan, dan lain sebagainya, maka mereka berhadapan dengan Aplikasi Persediaan. Lalu di bagian personalia, yang hampir setiap hari berhadapan dengan urusan kepegawaian, maka mereka memiliki persoalan di Aplikasi Personalia dan Aplikasi Penggajian. Demikian seterusnya.Sistematika AplikasiPada umumnya, sebuah aplikasi pasti sudah didesain secara sistematis, bahkan sudah disediakan pedoman-pedoman sebagai panduan pengerjaan aplikasi yang bersangkutan. Para pegawai baru, sebelum mereka diterjunkan untuk menangani suatu urusan tertentu selalu diminta untuk mempelajari (buku-buku) pedoman tersebut.Sistematika sebuah aplikasi mutlak diperlukan, antara lain sebagai bahan rujukan (referensi) jika timbul masalah pada urusan (aplikasi) yang bersangkutan. Juga, akan memudahkan bagi para staf, khususnya yang baru diterima jadi pegawai, untuk belajar. Sementara bagi para senior, akan memudahkan proses pemberian pelatihan pada staf baru tadi.Aplikasi yang sudah sistematis akan bekerja dengan pola yang sama dari waktu ke waktu. Bakan untuk beberapa aplikasi, prinsip ketaatasasan terhadap suatu sistematika tertentu mejadi sebuah keharusan. Sistematika suatu aplikasi juga memudahkan dalam usaha melakukan modifikasi atas sistem tersebut, jika dipandang perlu.Sebuah aplikasi bisa dibuat sistematikanya, jika prosedur penyelenggaraan kerja di urusan tersebut berlangsung dalam rangkaian dan urutan pekerjaan yang relatif tetap dan konsisten. Meskipun dalam beberapa hal ada kemungkinan terjadi penyimpangan, namun selalu ada prosedur untuk mengatasi hal tersebut, juga dengan pendekatan yang konsisten pula.Urusan-urusan yang terlalu banyak mengandalkan kebijaksanaan, yang berkemungkinan selalu mengalami perubahan, jelas tidak bisa disistematiskan. Sebagai contoh, di sebuah perusahaan pihak manajemen lebih menggunakan pertimbangan subyektif dalam mengangkat pegawai dan kenaikan gajinya. Untuk mengangkat dan menaikkan gaji pegawainya tak pernah digunakan pertimbangan yang baku. Untuk perusahaan model demikian tentu tak bisa dibuatkan aturan yang bisa dijadikan pedoman bagi karyawan, jika mereka ingin diangkat atau naik gajinya. Aplikasi tersebut akan memiliki ketergantungan yang sangat tinggi pada 'selera' boss.Di perusahaan lain, manajemen menggunakan, antara lain, masa kerja sebagai pertimbangan kenaikan pangkat dan gajinya. Aturan ini secara konsisten dipatuhi, bahkan disertai dengan tabel-tabel yang memudahkan proses kenaikan pangkat dan gaji tersebut. Maka, untuk urusan kepegawaian di perusahaan tersebut kita bisa membuat suatu aturan, yang memuat aturan secara sistematis mengenai pedoman kenaikan pangkat dan gaji. Aplikasi ini bisa dibuat sistematikanya.Sebuah sistematika merupakan gambaran yang lengkap tentang prosedur, aliran data, dimulai dari data-data masukan, pemrosesan, dan akhirnya keluarannya.Jika sebuah aplikasi sudah berlaku sistematikanya, maka sejumlah urusan bisa dikerjakan oleh personil-personil dengan taraf pendidikan dan pengetahuan yang tak terlalu berlebihan, namun sesuai. Bahkan, jika memang sudah merupakan hal baku, kenapa tidak dikomputerisasikan saja ?Apa yang dikerjakan seorang System AnalistSecara ringkas, bisa diuraikan sebagai berikut. Pertama, komputerisasi tak bisa jalan begitu saja, hanya karena kita sidah membeli sebuah komputer. Kedua, sebuah komputerisasi tak cuma urusan membuat laporan semata-mata, tetapi merupakan sebuah aliran data, yang diproses secara bertahap, dengan menggunakan program. Hanya dengan memasukkan datanya, lalu memilih-milih jenis proses yang berlaku, tanpa intervensi apa pun dari operator, maka laporan-laporan sudah bisa dihasilkan melalui komputer.Bagaimana bisa demikian ? Ajaib ? Tentu tidak. Program yang dijalankan tersebut sudah dibuat dengan menyesuaikannya terhadap prosedur pengolahan data, yang sebelumnya dikerjakan secara manual. Program benar-benar mewakili proses manual, bila ditinjau dari prosedur dan urutan kerjanya. Tetapi, dalam program, kita bisa mengaturnya dalam suatu sistematika yang lebih praktis.Program komputer adalah rangkaian instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh komputer, yang disusun sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sebuah pengertian proses, sesuai dengan tujuannya. Dengan demikian, pembuatan sebuah program tidak hanya berupa pemahaman mengenai kaidah-kaidah bahasa komputer tertentu, namun juga memahami kebutuhan proses yang bagaimana yang akan dibuatkan programnya tersebut. Pun, harus mengaturnya sedemikian rupa, sehingga aliran proses dalam program tadi bisa bekerja secara efektif, dan efisien, dengan memanfaatkan secara penuh semua kemampuan bahasa dan perangkat keras komputer yang digunakannya tersebut.Seorang programmer (pembuat program komputer) melakukan pembuatan programnya berdasarkan sebuah permintaan yang diajukan kepadanya, melalui sebuah catatan permintaan yang berisikan uraian kebutuhan sebuah program, disebut spesifikasi program, atau program specifications. Pada catatan ini akan disertakan informasi-informasi mengenai masukan data (input) yang seperti apakah yang akan diolah, proses yang harus dikerjakan, serta keluaran apa yang harus dihasilkan. Sebuah aplikasi, akan terdiri dari sejumlah program, yang akan diolah dalam sebuah rangkaian. Masing-masing program akan bekerja satu dengan yang lain, dalam sebuah kesatuan aplikasi tersebut.Darimana desain aplikasi tadi berasal ? Seorang system analist telah melakukannya. Yang bersangkutan, setelah menerima penjelasan dari user mengenai lingkup aplikasi yang ingin dikomputerisasikan akan membuat sebuah konsep mengenai bagaimana sistematika komputerisasi itu dilakukan. Mula-mula ia akan membuat dalam sebuah kerangka umum (general system design), untuk dipresentasikan kepada user. Jika sudah benar, maka ia akan membuat desain sistem secara rinci.Dari desain sistem yang sudah rinci itulah muncul sejumlah (bisa puluhan atau ratusan) spesifikasi program. dan dari spesifikasi program inilah programmer membuat programnya.Komputerisasi dengan program-program paket siap pakaiKomputerisasi bisa diselenggarakan dengan paket-paket program yang siap pakai. Tinggal membeli paket tersebut, mempelajari, dan meng-install-nya di komputer. Jalankan saja sesuai petunjuk, maka aplikasi tertentu sudah bisa diselenggarakan. Tanpa repot (artinya, tanpa harus melibatkan programmer dan system analist, bah !).Beberapa aplikasi memang tersedia dalam bentuk paket (package program) jadi yang siap pakai. Tetapi tak semua aplikasi tersedia paketnya. Hanya untuk aplikasi-aplikasi yang bersifat umum, artinya, di mana-mana, penerapannya juga demikian. Sama semua. Seperti misalnya paket-paket akuntansi, akan sama saja pengolahan data di suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Baik urutan proses, atau prosedurnya, sama semua. Pun demikian halnya dengan laporan-laporan yang dihasilkannya.Aplikasi yang tak ada paketnya ? Sejumlah aplikasi lain, yang implementasinya berbeda-beda, meski pada pokoknya hampir serupa, sulit untuk dikemas dalam paket seperti itu. Pengolahan data penggajian (payroll), misalnya, merupakan pengolahan data yang sangat khas di berbagai perusahaan. Aplikasi model seperti ini jelas tak bisa dipaketkan. Harus dibuat.Tahap-tahap pengembangan aplikasi.Sejak dari awal, sampai akhir pembuatan sebuah aplikasi akan terdiri dari 3 (tiga) tahap pokok, yaitu :- tahap studi pendahuluan- tahap pengembangan, dan- tahap implementasi.Tahap pertama, Studi pendahuluan, ditujukan untuk memperoleh fakta, bahwa sebuah komputerisasi yang dikehendaki memang sudah bisa diselenggarakan. Perlu diperhatikan, sebuah aplikasi bukan saja secara sistem bisa dikomputerisasikan, namun juga harus mempertimbangkan persoalan lain-lainnya, seperti biaya, dan apakah data-datanya bisa tersedia atau tidak. Itu merupakan konsekuensi atas sebuah kebutuhan informasi sebagai sasaran komputerisasi itu sendiri. Jika setelah dikaji, ternyata komputerisasi belum waktunya diselenggarakan, oleh berbagai sebab dan pertimbangan, maka tahap pengembangan komputerisasi, ya, berhenti sampai di sini saja.Tahap kedua, Pengembangan Sistem, merupakan tahap yang sebenarnya dalam proses pembuatan sistem aplikasi itu sendiri. Dilakukan dengan menyelenggarakan penelitian secara tuntas terhadap semua aspek yang berlangsung dalam aplikasi tadi, lalu dituangkan dalam desain sebuah sistem, dan selanjutnya diprogramkan.Sebelum mencapai tahap ketiga, maka program-program akan diuji terlebih dahulu, apakah hasilnya sudah sesuai dengan sasaran sistem yang bersangkutan. pengujian dilakukan baik dengan data-data uji-coba (data fiktif, buatan), tetapi bisa juga dengan menggunakan data-data riil, dan bahkan dikerjakan bersamaan dengan pengolahan data yang sebenarnya. Ini untuk menguji, bahwa program sudah benar-benar siap untuk diimplementasikan.Tahap kedua ini diakhiri dengan pembuatan dokumentasi sistem, yang akan dipakai sebagai alat bantu jika akan dilakukan revisi terhadap sistem itu nantinya.Tahap ketiga, tahap Implementasi. Pada tahap ini program sudah dipasang di komputer, dan mulai dioperasionalkan, untuk mengolah data-data rutin. Tahap operasionalisasi program ini juga disebut tahap ?production?.Selama masa pengoperasian program ini seorang system analist harus terus melibatkan diri, untuk mengevaluasi efektivitas desain sistem dan programnya. Jika dipandang perlu, maka seorang system analist dapat meminta seorang programmer untuk melakukan perbaikan-perbaikan tertentu disebut maintenance), atau bahkan melakukan perombakan terhadap aplikasi itu sendiri (disebut modification). Redesign, perancangan ulang sistem tersebut bukan tak tertutup kemungkinan, lho.Salah desain atau program, apa bisa ? Kenapa tidak bisa ? Desain sistem, diperoleh dari informasi yang diperoleh seorang system analist dari user, yang ditugasi untuk menjelaskan ruang lingkup sistem di perusahaan yang bersangkutan untuk dikomputerisasikan. Boleh jadi ada informasi yang kurang tatkala disampaikan kepada system analist. Atau, seorang system analist melakukan pemahaman yang tak benar terhadap informasi yang disampaikan tersebut. Meski pada tahap pengembangan sistem, seorang system analist juga telah melakukan cukup konfirmasi, melalui pembahasan desain awal sistemnya, tetapi gangguan terhadap komunikasi tersebut bisa saja muncul. Oleh sebab itu, bisa jadi desainnya sudah salah sejak awal.Selanjutnya, proses pembuatan program dilakukan dengan penyerahan spesifikasi program kepada programmer. Pada saat ini juga terjadi proses komunikasi pula, meski sebagian besar sudah dilakukan secara tertulis, namun yang namanya kemungkinan kegagalan komunikasi, bisa saja terjadi. Jadi, saat ini juga berpeluang untuk telah terjadinya kesalahan pula.Pada tahap berikut, seorang programmer akan mengerjakan programnya, berdasarkan uraian yang disampaikan padanya melalui program specifications. Untuk kasus-kasus yang sangat kompleks, maka akan diperlukan cukup banyak kalimat instruksi dalam bahasa komputer, yang saling berangkai sedemikian rupa, sehingga terbentuk sebuah logika proses, sesuai yang dikehendaki.Boleh jadi, rangkaian kalimat tadi, yang bisa mencapai ribuan baris banyaknya, mengalami kesalahan dalam meletakkan urutan kalimat yang satu terhadap yang lain. Bisa kacau, kalau begitu.Atas dasar kemungkinan kesalahan yang terjadi itulah, maka perlu ada sub-tahap System Testing, sebuah kesempatan bagi seorang system analist untuk memeriksa, apakah sistem yang dibuat, dan program-programnya, sudah benar. Kesalahan itu sendiri bisa diperiksa dengan melakukan perbandingannya melalui laporan-laporan yang dikerjakan secara manual.The bottom lineSeorang system analist punya tanggungjawab yang besar dalam keberhasilan sebuah rencana komputerisasi. Bahkan, mereka tak cuma bertangungjawab dari segi perencanaan sistem saja, tetapi juga perencanaan pemilihan hardware instalasinya. Sasaran utama sebuah komputerisasi bukan hanya memindahkan pekerjaan manual ke sistem komputer saja, tetapi bagaimana bisa memanfaatkan teknologi yang dimiliki oleh komputer, untuk dimanfaatkan secara optimal.Agar tugasnya bisa sukses seperti yang dituntut di atas, maka yang bersangkutan harus memiliki pengetahuan komputer, khususnya dari segi pemanfaatannya, secara optimal. Juga harus paham soal-soal pembuatan program, karena ia akan menulis sebuah uraian kebutuhan program. Ia mesti tahu, sebatas mana komputer mampu melakukannya, dan mana pula yang tidak.Selain itu, ia harus memiliki pengetahuan manajemen. serta paham terhadap aplikasi-aplikasi tertentu sebagai dasarnya. Paham akuntansi, misalnya, kayaknya, kok, harus, ya.